Aktivitetsbaserat kontor – Hufvudstaden har hittat hem

En omvärld i allt snabbare förändring och ett kontor som inte var ändamålsenligt. Det var utgångsläget när Hufvudstaden bestämde sig för att en omfattande förändring krävdes. Valet föll på aktivitetsbaserat kontor. Resultatet blev precis som önskat, och bättre.

Ljust och öppet med rena trädetaljer, ljuddämpande mattor, mjuka soffor och en gröna växtväggar som gömmer telefon- och mötesrum samt ett kuddrum. Ett konferensbord som även fungerar som pingisbord, en tyst av delning och ett luftigt kök med marmorbänk och långbord. Den välvda raden av förvaringsskåp fungerar även som avskärmande trävägg. En naturlig färgskala och hållbara material av trä, sten och grönska. Hufvudstadens aktivitetsbaserade kontor passar dem som handen i handsken.

Anders Nygren

– Vi tog in förslag från tre olika arkitekter innan vi bestämde oss. Tham Videgårds idé att det skulle kännas äkta och naturligt var något som verkligen stämde med vår vision. Växtväggen skärmar av men ger också syre och en behaglig känsla. Vi har även lagt extra krut på belysningen för att skapa en varm och trevlig atmosfär. Det är små detaljer som ger en komplett helhet, berättar Anders Nygren, Affärsområdeschef för Stockholm, som varit ansvarig för ombyggnadsprojektet från dag ett.

 

 

Viktigt att skapa en flexibel arbetsmiljö

Det omfattande arbetet med att förändra kontoret påbörjades 2015. Skälen var flera, målet tydligt: en flexibel miljö som kan förändra sig i takt med företagets utveckling och omvärlden.

– Vårt befintliga kontor var inte ändamålsenligt. Vi hade byggt bort mötesrum för att få plats med fler skrivbord. Det var ingen bra miljö och många medarbetare hade svårt att fokusera. Vi såg en trend att allt fler valde att jobba hemma. Vi såg också att vår omvärld förändras allt snabbare och att vi som organisation behöver anpassa oss efter detta. Detta sammantaget var grunden till att vi fattade ett beslut om att bygga om vårt kontor.

Att involvera alla medarbetare var viktigt från start.

– Vi bjöd tidigt in till en workshop där vi hade breda diskussioner. Vad skulle ni vilja ha på det nya kontoret? Detta har vi haft med oss under hela processen. Vi hämtade även inspiration från våra kunder och gjorde studiebesök oss andra företag för att bilda oss en uppfattning av vad vi ville ha. Vi började med att titta på olika lösningar helt förutsättningslöst. Vilka behov hade vi och vad ville vi förändra i vårt arbetssätt? Vi ville hitta en lösning där vi snabbt kan ställa om verksamheten utifrån olika projekt och den digitala utvecklingen. Att det blev just aktivitetsbaserat kom senare.

 

Engagerade medarbetare och tydlig information

En styrgrupp med representanter från företagets olika avdelningar tillsattes för att få input från alla delar av organisationen. Gruppen har tillsammans med Anders drivit projektet och även säkerställt att alla inom organisationen fått tydlig och frekvent information och haft möjlighet att ställa frågor och tycka till under hela processen. En förändringsledare på Hufvudstaden har dessutom jobbat heltid med projektet i drygt ett år.

För att hitta den bästa lösningen tog man hjälp av en rad externa experter, bland annat organisationskonsulten Thomas Nathorst-Böös som hjälper företag i förändring och Jerker Davidsson, konsult på imanagement som utvecklar hållbara och effektiva organisationer.

– Det är väldigt viktigt att ta hjälp utifrån för att minimera risken att göra misstag. För oss är det här en mycket större förändring än att bara bygga ett nytt kontor. Det handlar också om att hitta nya arbetssätt och förändrar invanda mönster. Vi tittade på både på fasta och aktivitetsbaserade lösningar. Nu har vi valt en mix. Vissa på HR har till exempelvis egna rum, liksom VD och CFO. Eftersom vi är ett börsnoterat bolag är det viktigt med sekretess.

 

Ökad interaktion och kompetensutbyte

Förutom att skapa ett trivsamt, effektivt och flexibelt kontor hoppas man att förändringen ska leda till mer samarbete och interaktion mellan de olika delarna inom organisationen.

– Att kunna utbyta kompetenser är jätteviktigt, det skapar kreativitet och nya idéer. De öppna ytorna i kombination med fokusytorna där man kan sitta själv i lugn och ro gör att vi alla får mer gjort. Det skapar mindre stress och ger hållbara medarbetare som mår bra. Jag skulle säga att man ska välja arbetsplats utifrån vad man ska göra under dagen och välja en miljö som stöttar ditt arbete.

Ett par månader har passerat sedan inflyttningen. Förändringen har gått över förväntan och de flesta är mycket positiva och stolta över sitt nya kontor.

– Jag är otroligt nöjd med resultatet. Vi ville få ett trivsamt kontor med alternativa arbetsplatser där du kan välja att sitta i den tysta avdelningen, i en soffa, i köket, ett enskild rum, i kuddrummet eller i vid ett skrivbord med skärm. Det enda du behöver är en dator och du kan koppla upp dig var du än är. Den här flexibiliteten innebär att vi inte behöver bygga om i takt med att vi blir fler utan vi kan vara kvar här under lång tid.

 

Uppföljning och långsiktigt arbete

Men arbetet slutar inte för att kontoret är klart. Uppföljning, utvärdering och utbildning kommer fortsätta för att hjälpa medarbetarna att använda kontoret och sin arbetstid på bästa sätt. Varje torsdag skickas till exempel ett mail ut med tolv frågor om bland annat veckoplanering och arbetsplatser. Det handlar om att reflektera över veckan som gått, något som är bra för både chefer och medarbetare för att kunna fortsätta utvecklas.

– Det är en lång resa. Övergripande ville vi skapa en trivsam och värdeskapande miljö för alla medarbetare. En miljö där vi kan prestera mer idag och imorgon än vad vi gjort tidigare. Vi jobbar långsiktigt med det här, precis som med allt annat.


Fem tips till ett nytt kontor

1. Utse en person som är ansvarig för förändringsarbetet. Det här är en process som kräver fokus och närvaro.

2. Involvera alla medarbetare och låt dem tycka till. Ha en öppen dialog, välkomna frågor och ha en tydlig kommunikation hela tiden.

3. Börja förutsättningslöst. Titta på vilka förändringar ni vill åstadkomma och vilka behov ni har. Det gäller att hitta en nivå som passar för just ert företag. Gå inte direkt på lösningen.

4. Ta extern hjälp av experter som kan processen så minimerar ni riskerna att något går fel.

5. Låt det ta tid. Skynda inte fram en förändring.